Datenschutzinformation gem. Art. 13 und 14 DSGVO
1. Name und Anschrift der Verantwortlichen
MHK Group, rechtsgeschäftlich handelnd durch die MHK Marketing Handel Kooperation GmbH
Geschäftsführer Volker Klodwig, Carolin Kronenberg
Hans-Strothoff-Platz 1
63303 Dreieich
Telefon: +49 (0) 61 03 / 391-0
Telefax: +49 (0) 61 03 / 391-119
E-Mail: info@mhk.de
2. Welche Ihrer Daten verarbeiten wir?
Die interne Meldestelle nach § 12 Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verarbeitet personenbezogenen Daten von hinweisgebenden Personen oder Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, sowie sonstige Personen, die von einer Meldung oder Offenlegung betroffen sind.
Wir verarbeiten Daten, welche in der Meldung mitgeteilt werden. Dies können Angaben über die Identität von Personen (z.B. Name, Vorname, Titel, Kontaktdaten, Position und Angaben zur Beschäftigung), die nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt sind und Informationen über (potenzielle) Verstöße nach dem HinSchG sein. Sofern in der Meldung besondere Kategorien von personenbezogenen Daten enthalten sind, werden auch diese verarbeitet.
Unser Hinweisgebersystem ist so gestaltet, dass keine IP-Adressen von meldenden Personen gespeichert werden.
Im anonymen Meldeverfahren werden, insofern die hinweisgebende Person sich nicht selbst anders äußert, keine personenbezogenen Daten über die hinweisgebende Person erhoben.
Für eine Meldung unter Angabe des Namens und ggf. der Kontaktdaten, holen wir Ihre Einwilligung ein.
Die Meldung wird von uns dokumentiert. Im Rahmen der Bearbeitung können weitere Dokumentationen wie bspw. Protokolle oder Wahrnehmungen aus Zusammenkünften anfallen.
Gleichermaßen werden die o.g. Daten verarbeitet, sofern Sie eine Meldung auf mündlichem Weg (telefonisch oder andere Art der Sprachübermittlung) abgeben. Darüber hinaus verarbeiten wir neben der Telefonnummer, wenn eine solche angezeigt oder angegeben wird, Informationen wie Zeit und das Datum Ihres Anrufes. Weiterhin verarbeiten wir eine Meldung (Tonaufzeichnung), die über einen Anrufbeantworter eingegangen ist.
Sofern Sie eine telefonische Meldung abgeben oder eine Meldung auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, fertigen wir darüber ein Inhaltsprotokoll zu Ihren Angaben und hinterlegen dies im Hinweisgebersystem.
3. Und zu welchen Zwecken?
Der Zweck der Datenverarbeitung im Rahmen des Hinweisgebersystems ist die Erfüllung der Aufgaben, Pflichten und Rechte der internen Meldestelle, die durch das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) zugewiesen werden.
4. Auf welcher rechtlichen Grundlage basiert das?
Umsetzung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO i.V.m. § 10 HinSchG)
Der Verantwortliche ist durch das Hinweisgeberschutzgesetz verpflichtet, eine interne Meldestelle und einen Meldekanal vorzuhalten sowie die eingegangenen Meldungen zu bearbeiten.
Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Unser berechtigtes Interesse liegt in der Erforderlichkeit des Verfahrens zur Meldung von Missständen und Nutzung des Meldekanals zur Wahrung der berechtigten Interessen des Unternehmens mit dem Ziel der Gewährleistung finanzieller Sicherheit und insb. die Verhütung von Betrug und Verhalten in Bezug auf die Rechnungslegung, interne Rechnungslegungskontrollen, Fragen der Wirtschaftsprüfung sowie die Bekämpfung von Korruption, Wirtschaftskriminalität oder Insider-Geschäften und zur Vermeidung rechtlicher Konsequenzen wie Strafverfolgung, Schadensersatzforderungen und Imageschaden.
Es wird sichergestellt, dass Maßnahmen zur Wahrung berechtigter Interessen nur durchgeführt werden, soweit nicht entgegenstehende berechtigte Interessen und Rechte der hiervon betroffenen Mitarbeiter überwiegen.
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Sofern Sie eine telefonische Meldung abgeben oder eine Meldung auf dem Anrufbeantworter hinterlassen, würde eine abrufbare Tonaufzeichnung oder die Anfertigung eines Wortprotokoll nur mit Ihrer Einwilligung erfolgen.
5. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Aufgrund der gesetzlichen Vorgabe durch das HinSchG löschen wir die Dokumentation drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens, soweit keine Erforderlichkeit zur Aufbewahrung mehr besteht. Eine Erforderlichkeit zur weiteren Aufbewahrung kann durch andere gesetzliche oder rechtliche Vorgaben bestehen.
Wird eine Tonaufzeichnung zur Anfertigung eines Inhalts- oder Wortprotokolls verwendet, so wird diese gelöscht, sobald das Protokoll fertiggestellt ist.
6. An welche Empfänger werden die Daten weitergegeben?
Auf die Meldungen können nur die Mitarbeiter der internen Meldestelle zugreifen.
Eine Weitergabe kommt in Betracht, sofern wir für die Durchführung von Maßnahmen nach dem HinSchG in- oder externe Personen oder dritte Personen hinzuziehen oder zuvor Ihre Einwilligung zu der entsprechenden Datenübermittlung eingeholt wurde.
Bei Datenübermittlungen im Rahmen von Maßnahmen kommen insb. folgende Empfänger von Daten in Betracht:
- Strafverfolgungsbehörden (Polizei, Staatsanwaltschaft)
- Rechtsanwälte
- Gerichte
- Betriebsräte und andere Interessensvertretungen
Sofern eine Meldung nicht unter das Hinweisgeberschutzgesetz fällt, kann eine Offenlegung der Daten der hinweisgebenden Person an die Personen, die Gegenstand einer Meldung oder Offenlegung sind, gesetzlich gefordert sein.
7. Wo werden die Daten verarbeitet?
Für die Verarbeitung der Daten wird ein Softwaretool genutzt, mit dessen Dienstleister eine Vereinbarung geschlossen wurde, durch die sichergestellt wird, dass die Wartung und Pflege der Software unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben erfolgt.
Die Daten werden in Deutschland verarbeitet. Eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union erfolgt nicht.
8. Ihre Rechte als „Betroffene“
Sie können als von der Datenverarbeitung betroffene Person verschiedene Betroffenenrechte geltend machen. Um von Ihren Rechten Gebrauch zu machen, können Sie den Verantwortlichen über die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten erreichen.
Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns zu Ihrer Person verarbeiteten personenbezogenen Daten.
Ferner haben Sie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit Ihnen dies gesetzlich zusteht. Zudem haben Sie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben. Gleiches gilt für ein Recht auf Datenübertragbarkeit.
Eine Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit ganz oder teilweise gegenüber dem Verantwortlichen der Datenverarbeitung, mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Verarbeitung bis zu Ihrem Widerruf bleibt davon unberührt.
9. Datenschutzbeauftragte
Edith Krüger (Rechtsanwältin, MBA)
Bahnhofstr. 44-46, 65185 Wiesbaden
T. 0611 23601760
E-Mail: kanzlei@datenschutz-krueger.de
10. Ihr Recht auf Beschwerde
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, steht Ihnen unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedsstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu.